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Blog de Eventos & Comunicación

10 aspectos que tener en cuenta para elegir la localización de un evento

Posted by Luis Rodríguez on Apr 10, 2018 9:38:01 AM

Al organizar un evento es necesario considerar cuestiones muy diversas y tomar muchas decisiones. Una de las principales es la selección del lugar donde se va a celebrar dicho evento. Muchos otros aspectos están supeditados a esta elección. Por ello, es importante acertar con la localización si queremos garantizar el éxito del evento.

Aspectos a tener en cuenta para los eventos

Una vez que se dispone del presupuesto, el tamaño estimado del evento y los requisitos de espacio, ya se está preparado para buscar una localización adecuada. Es importante reservar el lugar con meses de antelación con el fin de tener el tiempo suficiente para planificar el resto de los temas relacionados con el evento.

Aspectos que se han de tener en cuenta a la hora de buscar un espacio para el evento:

1. Ubicación


Para un evento local, es posible que busques un lugar a una distancia razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los asistentes. Si muchos asistentes van a viajar desde fuera de la ciudad, quizás sea mejor un espacio cerca del aeropuerto o de sus hoteles. ¿Te gustaría reducir la posibilidad de que tus asistentes lleguen tarde? Ofréceles una aplicación para el móvil con mapas, indicaciones para llegar en automóvil y la información de aparcamiento y traslado al alcance de la mano.

2. Estacionamiento


Este es uno de los puntos clave que hay que prever: la facilidad para aparcar lo más cerca posible del lugar donde va a celebrarse el evento. Si no hay estacionamiento disponible, una alternativa puede ser ofrecer a los asistentes lanzaderas en forma de minibús o autocar que los recojan en diferentes puntos y los lleven al evento.

3. Capacidad


Es imprescindible conocer la capacidad y el aforo del lugar, sobre todo por temas relacionados con la seguridad. La capacidad nos dará también la información necesaria a la hora de contratar servicios de otros proveedores como el catering.


Aforo evento
Conocer el aforo de la localización de un evento es muy importante para calcular la gente que asistirá, el catering...

4. Servicios


¿El lugar tiene una cocina y puede proporcionar catering para el evento? Si es así, a menudo el espacio solo cobrará el coste de los alimentos para cada asistente. Aquellos lugares sin instalaciones de cocina pueden colaborar con uno o varios proveedores de catering, entre los que se podrá elegir el tipo de menú más apropiado para el evento.

También es importante saber con antelación si el espacio cuenta con mobiliario adecuado como sillas y mesas de apoyo, así como con suficientes baños, equipo de limpieza y todos aquellos elementos necesarios para el correcto desarrollo del evento.

5. Diseño


Es necesario contar con un plano del espacio para poder diseñar diferentes aspectos relacionados con el evento: flujo de tráfico de los asistentes, zonas de acreditaciones, lugar donde se van a realizar los discursos, espacios para desarrollar diferentes actividades, etc.

10 aspectos que tener en cuenta para elegir la localización de un eventoEl diseño del evento y sus zonas no se puede dejar en el aire, es un aspecto que hay que tener en cuenta desde el primer momento.

6. Ambiente


Hay que prestar especial atención a la decoración del lugar. ¿Qué transmite el interior del edificio? Si se organiza una gala, probablemente necesites adaptar el interiorismo y personalizar el espacio de forma diferente a si se realiza un evento corporativo o una exposición, por ejemplo.

7. Accesibilidad


La accesibilidad implica facilitar que todos los asistentes, especialmente aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al evento. Para ello, es necesario saber primero quiénes son los asistentes y cuáles son sus necesidades. Si van a asistir invitados con algún tipo de discapacidad, hay que prever la forma en que accederán al evento y a las actividades y experiencias que se vayan a desarrollar.


Rampa accesibilidad evento
Crear eventos accesibles a todos los públicos es importantísimo. Hay que estudiar quiénes serán los asistentes y sus necesidades.

8. Seguridad


Es imprescindible comprobar y exigir que el espacio o local cumpla con la normativa de seguridad vigente y disponga de todos los seguros necesarios y en regla, tales como responsabilidad civil, incendio, robo, etc.

9. Acústica


¿Alguna vez has asistido a un evento en un lugar tan ruidoso que era difícil escuchar a los demás y eso te causó una afonía en una sola noche? Esto se debe a la mala acústica. Un techo bajo hará que el lugar parezca acogedor, pero será más ruidoso si está lleno. Por el contrario, un lugar de estilo almacén o loft grande dará como resultado ecos y una reverberación molesta. El secreto radica en encontrar el equilibrio y comprobar previamente la acústica del local seleccionado.


10 aspectos que tener en cuenta para elegir la localización de un evento
Conseguir un buen equilibrio entre acústica y confort auditivo es clave para generar una buena experiencia en el evento

10. Coste y flexibilidad


Ser flexible con la fecha del evento puede ser una excelente forma de negociar con los espacios o localizaciones. Al proporcionar dos o tres opciones de fecha, es más probable a veces obtener mejores precios.

Como se puede ver, hay aspectos importantes que considerar al elegir el lugar del evento. Sin embargo, teniendo en cuenta lo anterior al realizar la prospección, será más fácil encontrar el lugar perfecto.



MacGuffin - Tendencias en eventos 2018

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