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6 reglas a tener en cuenta el día de un evento

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Cuando salga el sol el día del evento, ya habrás estado levantado desde la madrugada, pero eso no significa que no puedas salir de la cama con una descarga de adrenalina y emoción. 

Este es el momento que has estado planificando, y ahora es el momento de ver cómo todo tu trabajo valdrá la pena.

¿Deseas asegurarte de que todo funcione según el plan? Aquí están seis reglas que debe seguir para un día de evento sin problemas.

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"¿El secreto para mantener la calma el día del evento? Siempre usa checklists y lo tendrás todo bajo control."

 

  • Llegar primero al lugar

 

No puedes supervisar cada detalle el día del evento (para eso está el equipo), pero debes llegar al lugar lo suficientemente temprano como para evitar cualquier desastre . Este es el momento de asegurarse de que el personal de su evento esté listo para actuar y reaccionar ante cualquier cambio de última hora en el lugar o incluso en el clima.

 

 

  • Verificar que el Wifi y los dispositivos electrónicos funcionan correctamente

 

Tal vez sea un consejo obvio, pero es un recordatorio importante. Sin embargo, especialmente si el evento es una conferencia corporativa o una feria comercial, es un consejo muy necesario . Los speakers y profesionales de la industria esperarán iniciar sesión en una red Wifi tan pronto como lleguen, así como poder conectar sus ordenadores a la la salida de vídeo y audio de la localización.

 

 

  • Revisar el plan de entrada a la localización

 

No permitas que la primera impresión de los asistentes sobre tu evento sea una larga cola. Ahora es el momento de asegurarse de que el personal esté capacitado, y valorar si usar checklists en papel o una aplicación móvil para un check-in más rápido.

 

 

  • Repasar la lista de necesidades con el fotógrafo

 

Nunca te enredes tanto en los problemas y la organización que dejes de lado el tomar las fotos más importantes de tu evento. Las necesitarás para compartirlas con el cliente y en en redes sociales durante y después del evento.

 

 

  • Tener un plan B

 

No puedes evitar imaginar diferentes escenarios de cómo las cosas pueden salir mal. Pero no te preocupes por ellos, resuélvelos. Recuérdale a tu equipo cuáles son los planes B (y C y D), y qué hacer en caso de emergencia.

 

 

  • Disfrutar de tu propio evento

 

¿Último consejo? Tómate un momento para apreciar todo el arduo trabajo y disfruta como se desenvuelve el evento con tu equipo.

 

¿El secreto para mantener la calma el día del evento? Siempre usa checklists y lo tendrás todo bajo control.

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