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Blog de Eventos & Comunicación

7 maneras de medir el éxito de un evento

Posted by Luis Rodríguez on Dec 14, 2017 10:59:11 AM


Los organizadores de eventos siempre intentan que su próximo evento sea mejor que el anterior. Pero, una vez que el evento ha terminado, ¿cómo podemos cuantificar o medir si este ha tenido éxito?


Maneras de medir el éxito de un evento


A continuación, describimos siete variables para medir el éxito de un evento:


1. Hacer el seguimiento de la actividad en redes sociales


El evento debe estar activo en redes sociales antes, durante y después de su celebración. Cuantos más asistentes sigan enviando publicaciones usando el hashtag del evento, poniendo Me gusta o interactuando con las publicaciones ya subidas, mayor será el éxito del acto. No solo es importante valorar el número de posts o interacciones, sino también leer las publicaciones para saber lo que realmente opinan los asistentes. Se puede utilizar una herramienta como Eventstagram para supervisar la actividad en las redes sociales.

2. Realizar encuestas posteriores al evento


Si queremos saber cómo se sintieron los asistentes al evento, preguntémosles directamente. La forma más sencilla de hacerlo es a través de una encuesta posterior al evento. Se pueden utilizar preguntas como estas: Después de asistir al evento, ¿es más o menos probable que recomiende los productos y servicios de la compañía a familiares y amigos?, ¿Es más o menos probable que asista al próximo evento?, etc. Las encuestas aportan algo más que una idea general de la percepción de los asistentes y contribuyen a identificar puntos débiles que podrían mejorarse la próxima vez.


Encuestas post eventos
Realizar encuestas posteriores al evento sirve para conocer la satisfacción general de los asistentes.

3. Medir los ingresos frente al coste general


Si se está organizando un evento corporativo, el objetivo es crear posicionamiento de marca y conseguir nuevos clientes. También se trata de generar ingresos adicionales. Sin embargo, para ganar dinero, hay que desembolsarlo antes, y es posible gastar más dinero del que se ingresa si el evento termina siendo una bomba.

Esencialmente, es necesario medir variables como:

  • Coste anticipado frente a coste real
  • Ingresos anticipados frente a ingresos reales
  • Coste real frente a ingresos reales

Hay que tener en cuenta que superar el presupuesto asignado o ganar un poco menos de los ingresos previstos no convierte automáticamente el evento en un fracaso. Se puede, por ejemplo, no haber conseguido los ingresos previstos, pero sí haber recibido una cantidad muy superior a la media de nuevos registros para incluir en la base de datos y contar con nuevos suscriptores para el envío de newsletters. Esos son posibles clientes nuevos, algunos de los cuales pueden convertirse en compradores habituales y generar ingresos residuales durante muchos años.

4. Controlar las ventas


Hay que controlar los números de ventas en las semanas posteriores a un evento. ¿Se ha producido un aumento en las cifras? Además, es recomendable llevar un registro de quiénes están haciendo las compras. ¿Son en su mayoría clientes habituales, consumidores que asistieron por primera vez al evento o clientes anteriores que regresaron tras un tiempo sin comprar?

Aparte de las ventas, también hay que cuantificar la cantidad de registros realizados y el número de preguntas recibidas por correo electrónico o de llamadas telefónicas respondidas tras el evento.

5. Incorporar una aplicación del evento


Incorporar una aplicación móvil de eventos como Eventwo, que está diseñada para organizadores de eventos, permite a los usuarios personalizar su propia aplicación online de eventos.

Con Eventwo, los usuarios pueden:

  • Incluir su agenda de eventos o agenda en la aplicación para que el personal y los asistentes puedan verla.
  • Permitir a los invitados personalizar sus propios horarios y establecer recordatorios.
  • Ofrecer a los invitados la posibilidad de publicar comentarios sobre el evento y los conferenciantes invitados.
  • Almacenar, escanear e intercambiar tarjetas de visita digitales.
  • Incrustar logos de empresas y patrocinadores.
  • Enviar anuncios en tiempo real, como cambios en el horario o disponibilidad del espacio para el aparcamiento de coches, por ejemplo.
  • Con la capacidad de enviar encuestas y recibir comentarios, se puede medir la satisfacción de los asistentes en el mismo momento en que el evento está celebrándose.


EvenTWO.jpg
Incorporar aplicación para eventos nos ayudará a establecer horarios, interactuar con los asistentes...

6. Valorar la satisfacción de los patrocinadores


No solo el nivel de satisfacción de los asistentes determina el éxito del evento, sino también el de los patrocinadores. Estos son la columna vertebral del evento porque son quienes lo financian. ¿Están contentos de cómo ha ido el evento? ¿Sienten que la empresa ha cumplido su parte del trato? Es bueno conocer la impresión de los patrocinadores. Sin embargo, en lugar de una encuesta es mucho mejor plantear una reunión en persona o a través de Skype.

Hay que estar abierto a las críticas constructivas de los patrocinadores y tomar en serio cualquier recomendación sobre lo que se puede hacer de manera diferente para el próximo evento si queremos mantener una relación larga y provechosa con ellos.

Si el patrocinador ha decidido no seguir adelante con la relación obviamente no es un indicador de que un evento ha ido bien, aunque haya tenido una acogida favorable por parte de los invitados. Los patrocinadores tienen una forma diferente de percibir un evento que los asistentes, así que es clave asegurarse de satisfacer sus expectativas.

7. Definir los indicadores clave de rendimiento (KPI)


Nunca es suficiente tener solo un indicador clave de rendimiento. Se necesitan tres, cuatro o incluso cinco para evaluar con precisión si el evento se puede considerar un éxito o no. Incluso si todas las variables indican que ha sido un éxito, la evaluación global ayudará a implementar mejoras para que el próximo evento sea todavía mejor.

 

 

 Cómo sacar el máximo partido a tus eventos con las redes sociales

 

Topics: Herramientas

    

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