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Blog de Eventos & Comunicación

Cómo hacer el briefing de un evento

Posted by Luis Rodríguez on Sep 19, 2017 4:48:46 PM

A la hora de elaborar un briefing para preparar una propuesta de un evento, es importante seguir los siguientes pasos, obteniendo y desarrollando la información necesaria en cada  uno de ellos. De esta manera, conseguiremos presentarnos ante el cliente con un briefing completo que no deje nada al azar y que contribuya a que nuestra agencia sea la seleccionada y a que la organización del evento sea un éxito.

Cómo hacer el briefing de un evento

Información sobre la empresa


Antes de elaborar nuestra propuesta, debemos tener información relacionada con la empresa que ha solicitado los servicios. Aparte de datos como el número de empleados, es necesario saber cuál es la estrategia de comunicación de la empresa, el posicionamiento y situación de su marca respecto a la competencia y las características de su sector.

También es importante conocer qué persona es la que efectúa la solicitud, qué cargo desempeña en la empresa y qué capacidad de decisión va a tener en el proceso de selección.



Organización de la solicitud y timing


En caso de que nos presentemos a un concurso como agencia de eventos, es necesario saber cuántas agencias participan, qué fases tiene el proceso de selección y quién va a tomar la decisión en la adjudicación. También es importante conocer cuál va a ser el criterio de selección, es decir, en base a qué factores se va a valorar el evento y la agencia seleccionada.

Respecto al timing, hemos de tener en cuenta la fecha límite para la presentación de dudas y su aclaración por parte del cliente, el deadline de presentación o entrega de la propuesta final, la fecha de selección de los finalistas y la fecha de adjudicación del proyecto.


Organización de la solicitud y timing

Características del briefing


El briefing que presentemos a la empresa que ha solicitado nuestros servicios debe contener datos relacionados con el concepto general de la propuesta, el racional creativo, la renderización, la propuesta económica, así como certificaciones y documentación corporativa relacionadas con la agencia de eventos.


El evento: objetivos, público, tipología, servicios y presupuesto


En relación al evento en sí, es recomendable ponerle nombre al proyecto. Definir las características intrínsecas del evento. Si se trata de un evento repetitivo o con antecedentes, la hoja de ruta y las sinergias posibles entre ese evento y otras acciones de comunicación de la empresa. Es importante tener en cuenta estas posibles acciones complementarias, tanto a nivel de comunicación externa como interna.


El briefing ha de definir los objetivos principales del evento, que pueden incluir motivar, fidelizar, inspirar, formar o fortalecer la imagen de la marca en algunos casos. En otros, el objetivo puede ser hacer networking o reforzar las relaciones con clientes o proveedores, incrementar el orgullo de pertenencia a la compañía por parte de los empleados o aumentar las ventas.

El briefing deberá incluir el mensaje principal a transmitir durante el evento: el claim o recuerdo que se desea comunicar a los asistentes, así como las variables que interesa medir  antes, durante y después del evento.

Es clave describir e incluir en el briefing datos e información relacionada sobre el perfil del público objetivo del evento: desde el número de asistentes a datos geográficos, culturales, socioeconómicos, etc. Incluso es relevante conocer si los asistentes podrán acudir solos o acompañados, qué tipo de vinculación puede existir entre los participantes y si podemos encontrar algún tipo de perfil que requiera de atención especial (alérgicos, celíacos, vegetarianos, discapacitados, etc).


El evento: objetivos, público, tipología, servicios y presupuesto


Sobre la tipología del evento, el briefing debe aportar información relativa a la fecha o fechas previstas, la localización con las características del emplazamiento y el tipo de evento. Entre las tipologías más habituales podemos poner como ejemplo un congreso, un lanzamiento de un producto, una acción de marketing experiencial, un team building, una inauguración, una convención, etc. En cualquier caso, será clave valorar y presentar la idea sobre el tono y estilo del evento así como el tipo y formato de restauración o catering, entre otros aspectos.


Debemos especificar qué servicios va a cubrir la agencia: concepto creativo, personal auxiliar, diseño, cartelería, decoración, acreditaciones, señalética, licencias o permisos, seguros, catering, escenografía, alojamientos, desplazamientos, equipo audiovisual, servicios de gabinete de prensa, regalos, etc.


Y, con todo ello, realizar un presupuesto detallado, especificando cada partida y concepto con el fin de aportar cierta flexibilidad y posibilidad de añadir o mejorar apartados. En este punto, será determinante siempre negociar la forma de contratación y de pago por ambas partes.



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Topics: eventos

    

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