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Blog de Eventos & Comunicación

¿Cómo hacer el presupuesto de un evento?

Posted by Luis Rodríguez on Sep 22, 2017 9:55:12 AM

El presupuesto es una de las partes fundamentales de cualquier evento. No sólo es necesario desglosar y cuantificar el coste de cada uno de los conceptos sino también incluir en dicha propuesta y negociar con el cliente las condiciones y modalidades de pago en caso que el proyecto sea aceptado.

¿Cómo hacer el presupuesto de un evento?

A continuación, mostramos una serie de conceptos facturables que debe incluir la propuesta del evento presentada.


Creatividad y diseño


Concepto creativo: es necesario presupuestar la idea y creatividad general del evento, así como sus extensiones on y offline o plataforma de comunicación. Puede ser un tanto por ciento sobre el total del evento o una cantidad fija.

Diseño de piezas: incluye el "aterrizaje" del concepto creativo a todas y cada una de las piezas que intervienen en el evento y que requieran de un desarrollo gráfico, visual, guionización, etc.

Pueden presupuestarse de dos formas diferentes:

  • El coste de diseñar o adaptar cada pieza. Tendremos que enumerar y describir cada pieza tipo banner, invitación, credencial, programa, roll up, escenografía, etc. y cuál es el precio de su diseño, adaptación o alquiler, por ejemplo.
  • Desarrollo creativo por perfiles. Otra forma de hacer esta parte del presupuesto es enumerar cada uno de los perfiles que están implicados en el desarrollo creativo del evento (diseñadores, director creativo, fotógrafo, copy, etc.) y calcular las horas empleadas y multiplicarlas por el precio por hora de cada profesional. 

Proveedores y compras gestionadas

Proveedores y compras gestionadas


El presupuesto debe detallar todos los elementos del evento comprados o  subcontratados por la agencia: decoración, producción de piezas, cartelería, catering, azafatas, seguridad, equipos audiovisuales, etc.


Las agencias son las que seleccionan y  proponen, coordinan,  negocian y pagan  a los proveedores en nombre del cliente.

Costes de gestión y organización


Esta parte del presupuesto incluye todos los detalles relacionados con el equipo que gestiona el evento: Desde el director del proyecto al productor y resto de personal. Aquí se ha de estimar el tiempo que va a dedicar el equipo de la agencia en dedicación y reuniones y calcular el precio por hora o por día.

Costes de gestión y organización


En esta partida también es necesario incluir al equipo  de asistencia que produce el evento:  Ejecutivos de cuentas, técnicos, regidores,  etc. Se calculará igualmente en base a precio por hora/día multiplicado por el número de horas o días que dure el evento. 
 

También hay que sumar los gastos de organización del equipo de asistencia al evento que básicamente incluirían los traslados y dietas, así como los gastos de prospección con traslados, dietas y horas empleadas. Y, por último, añadir el coste de todos los seguros que sea necesario contratar antes, durante y después del evento.

Honorarios


Finalmente, la agencia ha de incluir en este presupuesto sus honorarios por toda la gestión, expertise y tiempo invertido en reuniones y realización del briefing o propuesta del evento. Normalmente estos honorarios suelen oscilar en un porcentaje de entre un 8% y un 15% sobre el coste final del evento.

 

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Topics: eventos