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Blog de Eventos & Comunicación

Cómo organizar el mejor evento de Navidad. 1ª Parte

Posted by Luis Rodríguez on Nov 30, 2017 9:46:59 AM

La tarea de planear y organizar la fiesta de Navidad de la compañía a menudo puede parecer un trabajo arduo y complejo. Y puede ser cierto, ya que las limitaciones de tiempo y la presión de querer organizar un evento en el que los compañeros y jefes disfruten pueden convertirlo en una experiencia estresante.


Algo que es necesario recordar es que nunca es demasiado temprano para comenzar a pensar en la Navidad. Si se desea que la celebración del trabajo funcione sin problemas y sea un éxito, la organización y la antelación son claves. Esta tarea a menudo se encarga a personas con poco conocimiento de la organización de eventos de grandes proporciones, por lo que en este artículo vamos a describir los pasos necesarios para planificar una fiesta perfecta desde la perspectiva de un organizador de eventos profesional, sea cual sea el nivel de experiencia previa.


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1. Elegir la fecha


La Navidad es un periodo del año con muchos compromisos y celebraciones. De hecho, se considera uno de los más activos para muchas personas en lo referente a eventos sociales, por lo que las agendas se llenan rápidamente. Esto significa que es prioritario decidir la fecha de la celebración lo antes posible.

Para hacerlo, se pueden enviar posibles opciones al personal para tener una idea de la fecha preferida, mientras que las respuestas también darán una indicación del número de asistentes al evento. Los jueves y viernes son los días más populares y, al estar cercanos al fin de semana, se prestan más a este tipo de eventos. Algunas empresas incluso organizan su fiesta en enero para reactivar el año y obtener una mejor relación calidad-precio por parte de proveedores y locales.

Para garantizar una buena participación, es recomendable enviar un correo electrónico comunicando a todos la fecha tan pronto como se haya decidido. En esta etapa, no importa si no se conoce ningún detalle sobre la fiesta, ya que es más importante atraer a la mayor cantidad posible de personas al evento. Este también es el momento de solicitar información sobre cualquier requerimiento dietético especial o alergia que haya que considerar al seleccionar los menús.

2. Conocer el presupuesto


El presupuesto del que disponemos va a estar muy relacionado con el tipo de fiesta de Navidad que organicemos y va a determinarlo todo: desde la comida y la bebida hasta el entretenimiento y la elección del lugar.

Hay que saber, tan pronto como sea posible, cuánto dinero podemos gastar para no comenzar a planear algo que luego no pueda llevarse a la práctica. Y, a la hora de asignar las partidas del presupuesto, siempre hay que prever una parte para gastos inesperados de última hora.

3. Decidir el tipo de fiesta de Navidad que se quiere organizar


Hay una variedad casi infinita en lo que respecta al tipo de fiesta de Navidad que se puede planificar. Dependerá de muchos factores, incluida la ubicación, el presupuesto o la cantidad de asistentes. En primer lugar, habrá que decidir si el evento va a ser diurno o nocturno, si se va a invitar al personal o también a sus parejas, si vamos a ampliar la convocatoria a proveedores y colaboradores externos, etc.

4. Escoger el lugar


Cuanto antes se reserve el lugar, mejor. Hay que identificar primero aquellos espacios adecuados que se encuentren disponibles y que cumplan con los requisitos necesarios: que estén dentro del presupuesto y que sean de fácil acceso para los asistentes.


Parque temático EftelingEl lugar del evento de Navidad es una decisión importante. Un parque de atracciones puede ser un espacio adecuado y diferenciador.

Muchos espacios poseen su propio equipo de eventos, que podemos aprovechar para que nos echen una mano con la organización de la fiesta. Es imprescindible visitar los lugares seleccionados con antelación con el fin de verificar todos los detalles, saber qué vamos a necesitar, qué puede aportar el equipo del propio espacio, etc.

5. Tematizar el evento


Puede ser divertido tematizar el evento de Navidad de la empresa. Se puede elegir temas como Navidad vintage, circo, viajes, jazz de Chicago, alguna película o grupo musical, un cuento célebre...

Una vez seleccionado el tema, es necesario hacer una lista de todo lo que se asocia a él, considerando cada una de las etapas del evento: la llegada, la cena, el baile, las actuaciones, el discurso o la vestimenta, entre otras. Y si nos da pereza hacerlo, siempre podemos ponernos en contacto con una empresa especializada y externalizar esta parte.

6. El menú y las bebidas


La comida es una parte clave de cualquier fiesta y se puede incorporar fácilmente en el tema elegido. Dependiendo del tipo de espacio seleccionado, habrá que decidir entre utilizar el servicio de catering interno (que resultará mucho más barato) o contratar a proveedores externos. Es recomendable consultar previamente a los chefs y elegir un estilo de comida para el evento, incorporando el tema donde sea posible. También hay que contemplar una opción vegetariana si es necesario e intentar satisfacer otros requerimientos dietéticos en caso de haberlos. Y si la reserva es para un grupo grande, siempre hay que exigir una degustación previa del menú que se va a servir para evitar riesgos y decepciones de última hora.

7. Seleccionar la música


Bailar en la fiesta de Navidad suele ser obligatorio y es la oportunidad perfecta para que todo el mundo pase un buen rato fuera de la zona de confort laboral. Por tanto, la selección musical desempeña también un papel importante para que todo el mundo guarde un buen recuerdo del evento.

Se puede contratar a un DJ, músico o banda en vivo, o preparar una lista de reproducción navideña que incluya los gustos de las diferentes generaciones de asistentes.

8. Proporcionar entretenimiento


El entretenimiento durante la noche puede ser uno de los aspectos más comentados de todo el evento y es algo que realmente puede ayudar a unir a la gente y contribuir a resolver esos momentos potencialmente incómodos de la conversación de trabajo entre colegas.


Espectáculo en el Music Hall de Nueva York
Artistas en vivo, bailes, acrobacias... son opciones siempre válidas para entretener y animar al público asistente 


Hay que elegir el tipo de actuación que se adapte al evento. Las opciones son múltiples y pueden incluir artistas en vivo, humoristas, magos, malabaristas, espectáculos de acrobacias, números de circo o algún conferenciante de renombre después de la cena. Los juegos también pueden ser otra buena opción, así como las demostraciones de elaboración de cócteles en directo, por ejemplo.

9. Organizar el discurso navideño


Una buena manera de reflexionar acerca del año y de agradecer los logros del personal es utilizar el discurso de Navidad para hacerlo antes de la cena. El directivo o líder de la empresa ha de pronunciar un discurso corto de agradecimiento y, si corresponde, otorgar un par de premios a cualquiera que merezca ser reconocido. Hay que tener en cuenta que un discurso pronunciado en una fiesta debe ser breve, en un tono lo suficientemente alto como para ser escuchado y no hacerse demasiado tarde. En este punto, es necesario asegurarse de que se va a disponer de un micrófono que pueda utilizarse para el discurso.

 

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Topics: eventos

    

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