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Blog de Eventos & Comunicación

Cómo organizar el mejor evento de Navidad. 2ª Parte

Posted by Luis Rodríguez on Dec 5, 2017 9:18:55 AM

En el anterior post comenzamos a conocer cómo organizar el mejor evento de Navidad. Con este segundo post queremos que descubras las últimas claves para que no se quede nada en el tintero y así conseguir el mejor evento de Navidad.


Evento navidad
No podemos dejar nada al azar a la hora de organizar el mejor evento de Navidad.


10. Agregar un toque brillante

Muchas veces, los pequeños detalles son los que marcan la diferencia. Aquí van algunas ideas para ayudar a que el evento destaque:

  • Personalizar las instalaciones sanitarias tanto como sea posible. Comprar flores frescas, encender velas perfumadas, tener jabón de buena calidad y poner toallas de papel bonitas (con un recipiente suficientemente grande para las usadas) son detalles simples que pueden marcar una gran diferencia.
  • Contratar a un fotógrafo. Sin duda, mucha gente aprovechará sus teléfonos móviles, pero un fotógrafo profesional aportará imágenes de mejor calidad y recordatorios visuales del evento que luego pueden compartirse en la empresa y utilizarse con moderación en la web o en las redes sociales de la compañía.
  • Regalar bolsas de golosinas o cualquier detalle dulce y sorprendente a la vez causará un impacto positivo entre los asistentes.
  • Tener un guardarropa: diciembre es un mes frío y es necesario disponer de un guardarropa con personal en el que guardar los abrigos, bufandas, bolsos y cascos de moto de los participantes.

11. Visualizar el evento


Al planear cualquier evento, es crucial tener una idea clara de cómo se desea que las cosas funcionen esa noche. Es la única manera de estar preparado para todas las eventualidades que puedan surgir.

Hay que tomarse el tiempo necesario para visualizar cada etapa del evento desde el punto de vista de un invitado: imaginar cómo se desarrolla la fiesta, asegurándonos de que no nos hemos dejado nada y anotando los horarios y tiempos de cada fase con el fin de elaborar un programa. Es muy importante garantizar que los empleados dispondrán del tiempo suficiente para irse del trabajo, llegar a su casa y cambiarse antes de acudir a la fiesta.

12. Organizar el transporte


Asegurarse de que las personas puedan ir y venir del espacio donde se va a celebrar el evento es esencial para garantizar que las cosas funcionen sin problemas y que la noche sea lo más cómoda posible para los invitados. Si es necesario, una buena idea es organizar un transporte en autocares que permitirá a los asistentes tomar una copa o dos sin temor a conducir de regreso a casa.


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El transporte es un factor muy importante. Si además de ser práctico puede destacar de alguna manera con el diseño, será un win/win.


13. Diseñar y enviar las invitaciones


Si queremos asegurarnos de que la gente venga, habrá que darles todos los detalles. Es importante planificar la redacción de las invitaciones e incluir en ellas los principales datos relacionados con el evento tales como día, horario, lugar, atuendo apropiado, etc.

Se pueden encargar invitaciones diseñadas según la temática de la fiesta, ya sea en un formato electrónico que puede enviarse por email o en versiones imprimibles que pueden publicarse o entregarse en mano a los invitados.

Podemos nombrar a representantes en cada departamento de la empresa que nos ayuden a garantizar que se envían las invitaciones y que se devuelven las confirmaciones de asistencia y las opciones de menú elegidas.

14. Disponer la configuración de las mesas


Al igual que pasa con una boda, planificar las mesas del evento puede ser una tarea compleja, pero vale la pena el esfuerzo para asegurar que todo el mundo aprovecha y disfruta al máximo la fiesta, evitando momentos incómodos.

Planificar la configuración de las mesas también servirá para que los invitados puedan relacionarse con colegas con los que normalmente no tendrían la oportunidad de hablar. En casa mesa debe constar en una tarjeta el nombre de cada invitado, y la disposición de las mesas se mostrará en un cartel de forma que todo el mundo sabrá dónde debe sentarse.


Cena en eventos
Decidir el orden de las mesas es una tarea ardua, pero ese esfuerzo hará que todo el mundo disfrute de la fiesta.

15. Crear un programa completo


El programa del evento es lo que ayudará a mantener la organización y a garantizar que todo se desarrolle según lo previsto. Se puede crear un documento que incluya toda la información sobre el evento. Es bueno disponer de una copia digital y de una copia impresa, que deben incluir lo siguiente:

  • Nombre de los organizadores.
  • Fecha.
  • En el interior, un desglose completo del evento: cuándo (tiempos), quién, qué y dónde (lugar).
  • Debe incluir los nombres de contacto, números de teléfono móvil y direcciones de correo electrónico de todas las personas involucradas en el evento, incluidos los diferentes proveedores.
  • Todos los documentos que se hayan recopilado, como los menús o los horarios de las actuaciones, deben guardarse también con este documento.

Hay que enviar una copia de este programa a todas las personas implicadas en la organización del evento, incluidos los proveedores, los administradores del espacio y los animadores.

16. Gestionar el evento


Toda esta planificación previa es necesaria para que la propia organización pueda disfrutar del evento también. Debemos presentarnos a todos los proveedores, lugares y artistas al comienzo del evento, para que sepan quiénes somos y a quién acudir si tienen algún problema o pregunta. No podemos olvidar proporcionar a los proveedores alimentos y bebidas durante el evento y hacer que se sientan integrados en la fiesta y motivados.

17. Solicitar feedback


Durante los días posteriores al evento, es recomendable preparar una encuesta sobre la fiesta y hacerla circular entre los invitados con el fin de obtener comentarios, sugerencias y un feedback que ayude, en definitiva, a que resulte aún mejor el año siguiente.

 

Guía esencial del design thinking

Topics: eventos

    

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