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Como aprovechar al máximo la productividad en eventos

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El puesto de planificador de eventos es uno de los nombrados “trabajos más estresantes” cada año.

 

Hay tantas demandas y complicaciones inesperadas que pueden surgir. Y además, no solo tiene que encontrar soluciones, debe asegurarse de mantener la compostura y ser amable con los asistentes, patrocinadores y proveedores.

 

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"Una forma de disminuir la presión es establecer un buen plan para la organización del evento"

 

Primeros Pasos

 

  • Establecer expectativas anticipadamente para cambios de último momento en nombre de clientes y patrocinadores. Tener una buena comunicación en el lugar por adelantado evitará un dolor de cabeza más tarde.

 

  • Contratar a un equipo en el que sientes confianza. Entre eventos, explora nuevas oportunidades y pruébalas en eventos más pequeños para que tengas confianza en ellos para los más grandes.

 

  • Agregar penalizaciones en los contratos de proveedores para aquellos que no entregan o no entregan a tiempo, incluso aquellos que se retiran después de cierta fecha. Hay que asegurarse de que todos están al tanto de esto antes de firmar cualquier acuerdo.

 

  • Comunicar los plazos para todos los involucrados, incluidos proveedores, patrocinadores, oradores, etc. Reitera esto a menudo.

 

 

Consejos personales

 

 

  • Descansa y duerme en condiciones

 

 

  • Comienza la mañana con algo relajante o desestresante (como meditación o trote).

 

  • Usa ropa en la que te sientas cómodo y seguro.

 

  • Hidrátate y come. Es más importante de lo que parece.

 

 

Organización y Productividad

 

  • Crea una lista de tareas, así como listas diarias de las cosas que deben hacerse antes y durante del evento.


  • Divide los grandes procesos en otros más pequeños para que puedas sentirte más tranquilo y menos abrumado.


  • Reorganiza tu lista de cosas por hacer en función de cuándo se deben hacer las cosas.

 

  • Mantén una lista de tareas pequeñas para completar cuando tengas un minuto entre las tareas del evento.

 

  • Reúne tareas similares o en áreas similares y hazlo todo a la vez.

 

  • Disfruta de un pequeña triunfo desde el principio para generar motivación en el equipo.

 

  • Escucha a las personas que te vengan con problemas, puede ser muy importante después.

 

  • Verifica con todos los integrantes de tu equipo tres días hábiles antes antes del evento para asegurarte de que se hayan atendido todas las necesidades.

 

  • Ponte en contacto con los patrocinadores una semana o tres días antes del evento y pregúntales si necesitan algo.

 

  • Haz un recorrido por el espacio del lugar, identifica posibles problemas o zonas no aprovechadas.

 

  • Delega sin agobiar e impedirle el trabajo a tus compañeros


Una forma de disminuir la presión es establecer un buen plan para la organización del evento. ¿Pero cómo aumenta la productividad cuando uno ya se siente estresado y no tiene el control total? Estos consejos de productividad te servirán de ayuda.

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Topics: eventos, ideas, organizacion de eventos, productividad

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