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El puesto de planificador de eventos es uno de los nombrados “trabajos más estresantes” cada año.
Hay tantas demandas y complicaciones inesperadas que pueden surgir. Y además, no solo tiene que encontrar soluciones, debe asegurarse de mantener la compostura y ser amable con los asistentes, patrocinadores y proveedores.
"Una forma de disminuir la presión es establecer un buen plan para la organización del evento"
Primeros Pasos
- Establecer expectativas anticipadamente para cambios de último momento en nombre de clientes y patrocinadores. Tener una buena comunicación en el lugar por adelantado evitará un dolor de cabeza más tarde.
- Contratar a un equipo en el que sientes confianza. Entre eventos, explora nuevas oportunidades y pruébalas en eventos más pequeños para que tengas confianza en ellos para los más grandes.
- Agregar penalizaciones en los contratos de proveedores para aquellos que no entregan o no entregan a tiempo, incluso aquellos que se retiran después de cierta fecha. Hay que asegurarse de que todos están al tanto de esto antes de firmar cualquier acuerdo.
- Comunicar los plazos para todos los involucrados, incluidos proveedores, patrocinadores, oradores, etc. Reitera esto a menudo.
Consejos personales
- Descansa y duerme en condiciones
- Comienza la mañana con algo relajante o desestresante (como meditación o trote).
- Usa ropa en la que te sientas cómodo y seguro.
- Hidrátate y come. Es más importante de lo que parece.
Organización y Productividad
- Crea una lista de tareas, así como listas diarias de las cosas que deben hacerse antes y durante del evento.
- Divide los grandes procesos en otros más pequeños para que puedas sentirte más tranquilo y menos abrumado.
- Reorganiza tu lista de cosas por hacer en función de cuándo se deben hacer las cosas.
- Mantén una lista de tareas pequeñas para completar cuando tengas un minuto entre las tareas del evento.
- Reúne tareas similares o en áreas similares y hazlo todo a la vez.
- Disfruta de un pequeña triunfo desde el principio para generar motivación en el equipo.
- Escucha a las personas que te vengan con problemas, puede ser muy importante después.
- Verifica con todos los integrantes de tu equipo tres días hábiles antes antes del evento para asegurarte de que se hayan atendido todas las necesidades.
- Ponte en contacto con los patrocinadores una semana o tres días antes del evento y pregúntales si necesitan algo.
- Haz un recorrido por el espacio del lugar, identifica posibles problemas o zonas no aprovechadas.
- Delega sin agobiar e impedirle el trabajo a tus compañeros
Una forma de disminuir la presión es establecer un buen plan para la organización del evento. ¿Pero cómo aumenta la productividad cuando uno ya se siente estresado y no tiene el control total? Estos consejos de productividad te servirán de ayuda.
