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Como identificar y evitar una mala localización para tu evento

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En cada sector hay señales que te indican que debes huir lo más lejos posibles de un producto, servicio o cliente. En el caso del sector de eventos elegir la localización es probablemente la mayor decisión que un planificador puede hacer a la hora de tener éxito en el evento.

 

Aunque tengamos un catering fabuloso, mucho contenido y entretenimiento espectacular, una mala elección de localización puede arruinar y tirar por tierra todo lo demás. La búsqueda es el momento crucial, y siempre comienza creando una lista con las necesidades y el criterio a partir del perfil de asistentes y el cliente.

 

Esta es una serie de aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar la localización.

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"Elegir la localización es probablemente la mayor decisión que un planificador puede hacer a la hora de tener éxito en el evento."

 

  • Investigar las críticas y evitar las negativas

 

Una búsqueda online de comentarios y reviews es parte del día a día a la hora de elegir una localización. Revisar las críticas de páginas como Yelp, Tripadvisor o Google, así como las redes sociales es un buen comienzo.

 

No sólo debemos fiarnos de fuentes online, también es necesario tener feedback de anteriores clientes o agencias que hayan trabajado con esa localización, ya que muchas críticas pueden ser extremadamente positivas por venir del propio restaurante, o extremadamente  negativas por haber tenido una mala experiencia.

 

 

  • Confiar en tus impresión al ver la localización

 

Siempre hay que visitar el lugar antes de proceder a cualquier tipo de contratación o acuerdo, y así comprobar por nosotros mismos que la realidad se corresponde con la imagen que vende el venue.

 

Si al ojear la localización vemos señales que nos dan la alerta de que el lugar no es el correcto, debemos seguir nuestro instinto. Rajas en las paredes, techos muy bajos, mala ventilación, luces que no funcionan… son alarmas instantáneas de que debemos evitar ese lugar.

 

 

  • La comunicación es esencial

 

Tiene que haber una fluidez y una confianza en nuestra relación con los responsables de la localización. Si vemos que tardan más de un día en responder una llamada o un e-mail, nos están dando a entender de que no tenemos la prioridad suficiente para ellos, o que la organización que tienen no va a funcionar con nuestras necesidades.

 

Así mismo, hay que ser proactivo y anticiparse a este tipo de problemas en el primer paso, es necesario establecer una comunicación desde una fase muy temprana para poder identificar estos problemas.

 

 

  • Piensa en los asistentes

 

Aunque parezca una obviedad, muchas veces se le da más importancia a la espectacularidad o el tamaño de una localización antes de la accesibilidad.

 

Si tenemos un evento muy lejos del centro de una ciudad, en un campo sin carretera o en un lugar sin aparcamiento, ¿cómo accederán los asistentes?. Estos son aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir una localización.

 

También es importante tener wifi y señal disponible para que los invitados puedan comunicarse como sea necesario.

 

 

  • Evitar problemas nos ahorrará de quebraderos de cabeza

 

Si seguimos esta serie de consejos, aunque nunca nada es infalible, podremos analizar y prevenir de una forma productiva problemas en nuestro evento.

 

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