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Blog de Eventos & Comunicación

Consejos para organizar con éxito un evento al aire libre

Posted by Luis Rodríguez on Jan 11, 2018 11:32:45 AM


Los eventos al aire libre pueden ser una experiencia inolvidable y exitosa o convertirse en una pesadilla. Todo depende de la organización y, sobre todo, de la previsión y planificación. Esa preparación adicional es la que puede hacer que un evento al aire libre sea fabuloso a pesar de las posibles inclemencias climatológicas. ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta durante la planificación y organización de un evento al aire libre?

Consejos para organizar con éxito un evento al aire libre
Cuidar los detalles en un evento al aire libre conseguirá convertir el evento en todo un éxito.

Carpas y estructuras


Al planear un evento al aire libre es bueno tener presente que las inclemencias del tiempo no son la única razón para montar una carpa para fiestas. El sol y el calor del verano también pueden molestar a los invitados, causando quemaduras solares y agotamiento. En ese caso, una carpa con sombra es un refugio para el evento. Se pueden instalar carpas con los laterales cubiertos si se esperan condiciones ventosas o húmedas. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que las tiendas cerradas también necesitarán ventiladores para evitar que se genere un efecto invernadero en su interior.

En los climas más fríos, por el contrario, puede ser necesario algún sistema de calefacción para mantener la temperatura adecuada. Algunos espacios al aire libre también necesitarán suelos sólidos y alfombras, especialmente si se trata de un evento en el que habrá muchos zapatos de tacón alto. Y si hay riesgo de lluvia, conviene asegurarse de que la carpa esté instalada en un lugar elevado donde el agua no se encharque.


Carpas en verano

Para elegir correctamente la carpa para el evento hay que tener varios factores en cuenta, como la estación, el tiempo, la temperatura...

Decoración resistente a la intemperie


Incluso los eventos al aire libre cubiertos con carpas pueden experimentar condiciones de fuerte viento que derriben los arreglos florales o hagan que los manteles salgan volando. Esto puede desembocar en un problema de seguridad si se usan velas naturales o lámparas de aceite. Es preciso asegurarse de que toda la decoración, los manteles y las velas estén bien sujetos para soportar el viento y que las velas estén protegidas con cerramientos de cristal. Se pueden utilizar también pesas de pesca para algunos artículos vulnerables al viento. Las cintas también pueden servir para el doble propósito de decorar el evento a la vez que sujetan los objetos a una superficie sólida.


Catering


Es recomendable elegir un proveedor experimentado que trabaje en todo tipo de condiciones meteorológicas y que disponga del equipo adecuado para mantener los alimentos calientes o fríos, según corresponda, en cualquier época. Un buen proveedor también tendrá grandes ideas sobre los alimentos que son apropiados para elaborar el catering, en función de la temporada del año. Por ejemplo, a la hora de preparar un pastel, el mazapán o un fondant más resistente se mantendrá mejor en climas cálidos que la crema o la nata.

Por otro lado, los invitados al evento que asisten a reuniones al aire libre en primavera o en otoño probablemente disfrutarán de un té caliente, café o vino caliente en lugar de limonada helada, más apropiada para el verano. En este apartado, hay que tener en cuenta que los asistentes pueden sufrir deshidratación, especialmente en verano, así que hay que asegurarse de que siempre haya botellas de agua a mano.

 

Bebidas eventos
La temperatura de las bebidas, que se empleen productos de temporada... conseguirán que el evento sea un éxito

Seguridad, emergencias y control del tráfico


Mucho antes de la celebración del evento al aire libre, hay que cerciorarse de que el equipo de seguridad y control del tráfico conozcan el área y estén preparados para cualquier contingencia. También es necesario que el evento cuente con un equipo médico de urgencias y se instale un área de primeros auxilios, por si acaso.

Debemos tener prevista la colocación de conos y barreras para organizar el tráfico de vehículos y las áreas de estacionamiento, así como de barandillas para crear caminos en aquellas zonas en las que se necesite dirigir el tráfico peatonal hacia o desde ciertas áreas.


Otros detalles importantes


Es preciso asegurarse de que los baños sean de fácil acceso y que estén limpios en todo momento.

Hay que tener listo un equipo de limpieza antes, durante y después del evento. Esto garantiza que el acto no se verá interrumpido por la acumulación de basura. Y al dejar el área en buenas condiciones de limpieza una vez finalizado el evento, daremos una imagen positiva que nos facilitará organizar más eventos en el mismo lugar.

Conviene asegurarse de que el riego automático del césped que pueda sorprender a los invitados esté desconectado para el evento.

Es básico colocar dispositivos o velas para ahuyentar los mosquitos en caso de que el evento se celebre por la tarde-noche en alguna zona propensa a estos insectos.

Se deben gestionar y contratar todos los permisos de estacionamiento, eventos y seguros con la suficiente antelación.

En definitiva, con la planificación y la previsión adecuadas, un evento al aire libre puede ser un éxito rotundo, sin importar el clima del lugar donde se celebre.


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Topics: organizacion de eventos

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