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¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

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Ante la organización de un evento corporativo, muchas empresas se plantean la posibilidad de organizarlo de forma interna o de externalizarlo a una agencia de eventos especializada. Para saber cuál es la decisión más apropiada, empecemos por hacernos estas simples preguntas:

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

  • ¿La empresa cuenta con un empleado clave con la experiencia y la habilidad necesarias para organizar un evento?
  • ¿Ese mismo empleado dispone del tiempo suficiente para organizar dicho evento sin que ello interfiera en sus tareas y responsabilidades diarias?
  • ¿Tiene la experiencia y las capacidades requeridas para gestionar al equipo que le ayudará a organizar el evento?
  • ¿Está capacitado para negociar con proveedores como empresas de catering, hoteles, compañías aéreas, espacios, marketing, relaciones públicas, azafatas, transporte, ponentes, etc.?
  • ¿La compañía dispone de la tecnología y el software necesarios para gestionar las comunicaciones, el envío de invitaciones, el seguimiento, la confirmación y el registro de un gran número de asistentes?

Si la mayoría de las respuestas a estas preguntas es negativa, la empresa no está capacitada para organizar un evento de forma interna, y la recomendación es contratar los servicios de una agencia especializada en este tipo de actos.


¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?


Aquí mostramos las 7 razones principales por las que una empresa debería considerar la externalización de sus eventos:
 

 

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

Menor coste. Siempre va a ser más rentable para una empresa pagar unos honorarios puntuales a una agencia externa que incluyan toda la organización de un evento que destinar tiempo y recursos de los propios empleados. Estos pueden percibir la tarea de organizar un evento como un extra que además les resta horas de sus tareas y responsabilidades diarias en la compañía.

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

Mejores tarifas con proveedores. Las agencias de eventos tienen normalmente acuerdos negociados con locales, hoteles, aerolíneas, compañías de azafatas, interioristas, compañías de catering, etc. Además de conocer y de contar con un porfolio de proveedores especializados, el hecho de obtener mejores tarifas repercutirá de forma favorable en el coste total del evento para la empresa.

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

Mayor eficiencia. Es más probable que una agencia que organiza eventos todos los días sea más eficiente que un empleado corporativo que se encarga de ello solo de vez en cuando. Estas agencias están además al tanto de las últimas tendencias y novedades en el sector de la organización de eventos, por lo que sus conocimientos técnicos superan a los de cualquier empleado de la compañía.

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

Más enfoque. Una agencia de eventos se va a centrar exclusivamente en su función, que es la de organizar un acto concreto para una empresa determinada. De esta manera, queda descartado cualquier conflicto de intereses propio de una persona o equipo interno que tuviera que compatibilizar la organización del evento con su trabajo en la compañía.

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

Experiencia y especialización. Una empresa especializada en la organización de eventos posee experiencia contrastada en todos aquellos aspectos relacionados con la gestión de un evento exitoso. Esto incluiría lugares, alojamiento, transporte, catering, asientos, iluminación, sonido, marketing y comunicación, entre otros.

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

Innovación y creatividad. Las agencias de eventos suelen caracterizarse por su creatividad e innovación a la hora de organizar esta clase de actos, con el fin de adaptarse a los objetivos y las necesidades de la empresa y de contribuir al éxito del evento.

¿Cuándo subcontratar a una agencia de eventos?

Compromiso temporal. La colaboración que se establece entre la empresa y la agencia de eventos es temporal y la mayoría de las veces está supeditada al éxito del propio acto. Así, si una agencia no funciona, la empresa puede decidir no volver a contar con ella y escoger otra empresa especializada, sin que ello suponga ningún coste adicional. Si se organiza un mal evento internamente, siempre será más delicado valorar el posible despido o sustitución del empleado o equipo encargado de la organización del evento. 


Por tanto, ante la disyuntiva entre organizar un evento por la propia empresa o externalizarlo, es importante tener en cuenta el coste empresarial que puede implicar la mala organización de un acto de estas características: desde la pérdida de ventas, clientes y recursos económicos hasta el deterioro de la imagen corporativa de la compañía.


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Topics: eventos

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