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Blog de Eventos & Comunicación

El arte de presentar una propuesta en los concursos (III)

Posted by Luis Rodríguez on Sep 12, 2017 4:28:45 PM

Dentro del proceso de selección de agencias de eventos, llega el día D en el que tenemos que presentar nuestra propuesta ante el cliente. Sabemos que nos jugamos mucho y, por ello, debemos tener claros algunos factores clave a la hora de presentar nuestra propuesta, que no solo tiene que convencer a nuestro interlocutor, sino también emocionarle y enamorarle.

El arte de presentar una propuesta en los concursos (III)

1. Antes de la presentación


Tras el briefing entregado por el cliente y una primera reunión, antes de la presentación hemos de comprobar que nuestra propuesta incluye y tiene en cuenta los siguientes elementos:

  • Presupuesto aprobado por el cliente para realizar el evento
  • Objetivos del cliente
  • Características de la marca
  • La audiencia y los públicos a los que se dirige el evento está analizada y bien definida en la propuesta
  • Aspectos diferenciadores clave de la propuesta
  • Aspectos emocionales
  • Hilo argumental de la propuesta
  • Creatividad, ideas y estrategia
  • Plazo y programa
  • Resultados previstos (ROI)


Podemos haber invertido mucho tiempo en pensar y en crear ideas innovadoras y singulares para el evento, pero si no sabemos transmitirlas y comunicarlas en el momento de la presentación, no servirán de nada. No es suficiente con explicar la presentación; hay que saber venderla, convenciéndoles e inspirándoles.


El arte de comunicar

2. El arte de comunicar


Es importante utilizar habilidades relacionadas con la comunicación y la negociación. Hay que comunicar con claridad, convicción, gracia y credibilidad. Recomendamos hablar desde uno mismo, desde el corazón, no memorizar y adaptar el discurso a la audiencia que tenemos delante. Hay que hablar de ellos, no de nosotros, y convertir al cliente en el protagonista de la propuesta o hacer que así se sienta.


Es preciso comunicar de una forma positiva y apasionada, pero sin teatralizar. Nos centraremos en vender resultados, no solo la idea o la estrategia. Mostraremos el proceso creativo de la propuesta como una historia que conmueva y genere un vínculo emocional entre la propuesta y el cliente. En estos casos, las técnicas relacionadas con el storytelling son muy efectivas. Está demostrado que aquellas historias que suscitan emociones en los interlocutores activan la segregación de dopamina en su cerebro y eso hace que puedan recordar nuestra presentación mejor que otras.


Es importante que la agencia de eventos elija a conciencia quién va a ser el interlocutor con el cliente y mantenga a la misma persona a lo largo de todo el proceso, desde la primera reunión hasta la organización del evento, en caso que la agencia sea seleccionada finalmente.


Organizar la presentación

3. Organizar la presentación


Es importante organizar la presentación de forma clara y lógica a través de diapositivas muy visuales. Conviene evitar explicar lo que ya muestran las imágenes y llenarlas de números, datos, tablas o gráficos. Es necesario simplificar, priorizar lo importante, lo que el cliente quiere oír y mostrarlo y explicarlo de una forma creativa. No van a recordar lo que dijimos, sino lo que pensaron y sintieron durante la presentación.

Nuestra presentación debe mantener un orden estratégico. Primero debemos darles lo que quieren y luego lo que necesitan. En este punto, va muy bien preguntarnos qué es lo que nos gusta y qué es lo que nos disgusta de otras presentaciones que podamos haber visto, con el fin de no incurrir en los mismos errores.


Durante la presentación

4. Durante la presentación

 
Debemos asegurarnos de que el cliente ve toda la presentación antes de hacer comentarios. Hemos de tener en cuenta que nos van a estar analizando y juzgando durante todo el tiempo y debemos prever y anticipar cualquier objeción, duda o pregunta que se pueda hacer a posteriori.

Hemos de ser conscientes del tiempo del que disponemos y no acortar ni alargar la presentación en exceso, sino ceñirnos al tiempo disponible y fluir con nuestra explicación. Mientras hablamos, es recomendable que alguien de nuestro equipo tome notas sobre los posibles comentarios del cliente. También es positivo incluir y comentar durante la presentación algún caso de éxito de nuestro porfolio de clientes para argumentar mejor el ROI, por ejemplo.


Después de la presentación

5. Después de la presentación


Tras la presentación, resolvemos in situ las dudas del cliente y respondemos a sus comentarios. Una vez de vuelta en la agencia, es útil recopilar en un correo electrónico dichas matizaciones y enviárselas al cliente al día siguiente junto con la presentación en caso que se haya tenido que revisar y que contendrá, por tanto, los cambios sugeridos. Y luego tan solo queda esperar la decisión del cliente.


Post anteriores:

Los procesos de selección de agencias de eventos I
Los procesos de selección de agencias de eventos II


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Topics: eventos

    

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