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Errores que hay que evitar en un evento

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La organización de un evento supone una tarea compleja en la que hay que tener en cuenta diferentes factores relacionados con la logística, el espacio, los invitados, el equipo, el timing, etc. 

Para conseguir un evento exitoso, es necesario evitar ciertos errores.

Para conseguir un evento exitoso, es necesario evitar ciertos errores.

A veces, los organizadores de eventos tienden a concentrar su energía en lo que hay que hacer, sin tener en cuenta algunos hábitos que hay que evitar, bien porque pueden restar más que sumar al evento, o bien porque ya están pasados de moda e incluso pueden suponer gastos extras innecesarios. Esos hábitos son:


  • No planificar el evento con la suficiente antelación para organizar cada tarea de forma eficaz.
  • No confirmar a los proveedores antes del evento, comprobando de nuevo su disponibilidad, los servicios, los tiempos de entrega, los aspectos relacionados con el montaje de espacios o de otros elementos, etc.
  • No disponer de una estrategia de contingencia en caso de que falle el plan A por causas meteorológicas, problemas con el espacio, accesibilidad de los invitados o cualquier otro aspecto que se pueda prever.
  • No disponer de suficiente personal el día del evento. Es recomendable no escatimar la inversión en recursos humanos y equipo ese día, ya que de ello va a depender en gran medida que todo el evento se desarrolle como estaba previsto.

Personal eventos

Escatimar en personal es un fallo a evitar en cualquier evento. Los colaboradores en el evento son un factor importantísimo.

  • La tecnología ayuda a ahorrar tiempo y dinero en diferentes variables y procesos relacionados con la organización del evento tales como:
    • Evitar imprimir las invitaciones que pueden enviarse a través de aplicaciones de email marketing, newsletters, etc.
    • Sustituir el lápiz y el papel por tabletas, portátiles y smartphones, que permiten anotar cualquier aspecto relacionado con el evento y compartirlo en línea con el resto del equipo en tiempo real y de una forma rápida y eficaz, evitando que se pierda la información.
    • No hace falta llamar a los invitados para confirmar su asistencia. A través de la web del evento pueden hacerlo e incluso adquirir su entrada.
    • A la hora de acreditar a los asistentes, no hace falta manejar largas listas de papel con el listado de los nombres. Existen en el mercado apps gratuitas que agilizan este proceso de acreditación en cualquier evento de forma más rápida, eficiente y sostenible que en el papel.
    • El correo electrónico es la mejor forma de valorar qué impresión ha causado el evento a los asistentes. De esta forma, no hace falta imprimir encuestas de satisfacción ni hacer que los invitados pierdan tiempo rellenándolas. Es más cómodo para ellos contestar el mensaje desde casa en cualquier momento posterior a la celebración del acto.
  • Es importante no dejar para el último momento toda la información y los detalles sobre el evento, que hay que transmitir a los asistentes, a los medios de comunicación y a redes sociales.
  • El éxito de un evento depende de las personas. Es conveniente valorar, reconocer y agradecer personalmente la tarea desempeñada por cada miembro del equipo, proveedores, patrocinadores y asistentes.
  • Conviene no ahorrar presupuesto en los equipos audiovisuales, pues hoy en día el uso de la tecnología es sinónimo de éxito. Apostar por la realidad virtual, por proyecciones de 360° o por soluciones que atraigan al asistente y que favorezcan el desarrollo de un factor experiencial en el evento ayudarán a garantizar su éxito.

Equipos audiovisuales

Los equipos audiovisuales y de postproducción han de estar a la vanguardia para saber conectar con todos los públicos.

  • La entrada o cuota de inscripción debe incluirlo todo. No tiene sentido cobrar por separado diferentes partes del evento como el parking, la comida o el acceso a diversas experiencias.
  • Es necesario adecuar el presupuesto al evento y no intentar aparentar lo que no se es. Es mejor organizar un evento reducido pero exitoso que uno grande y abocado al fracaso. Por ello, es recomendable calcular bien los costes y apostar por un material de calidad.
  • En el apartado relacionado con el catering, no hay que dar por sentado que todo el mundo puede comer lo mismo. Es preciso considerar la existencia de posibles intolerancias, restricciones alimentarias o personas veganas y ofrecer variedad y menús adaptados a cualquier persona.

Teniendo en cuenta estos consejos, la organización del evento será todo un éxito.


Topics: Posicionar marca

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