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Eventos y protocolo: cuestiones que considerar en un evento con personalidades

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Seguramente alguna vez te corresponda organizar un evento para alguna institución oficial o en el que se haya invitado a personalidades o autoridades que deben ser tratadas de acuerdo con un determinado protocolo. En estos casos, son necesarios conocimientos relacionados con las normas de protocolo que rigen este tipo de actos o eventos si deseamos que tengan éxito.

Eventos y protocolo


Por ejemplo, es clave saber en qué orden se presentan e intervienen los diferentes oradores, cuál es la jerarquía protocolaria que rige el acto a la hora de decidir dónde se sientan los diferentes invitados o en qué orden deben posicionarse en la foto de grupo. Así, el protocolo se refiere básicamente a todas aquellas normas y costumbres escritas que influyen en la configuración espacio-temporal y en el comportamiento de las personas durante ciertos eventos.

Cuando se trata de invitados oficiales, los organizadores del acto deben invertir tiempo en conocer a fondo el protocolo. Siempre que en un evento participen personalidades, es inevitable seguir las reglas y el protocolo, aunque ello pueda aportar cierta rigidez al propio acto.

Ministros, diputados, alcaldes, directores generales, invitados VIP y tal vez hasta miembros de la realeza... algún día puede que tengamos que organizar un evento al que asistan algunas de estas personalidades. Obviamente, estas ocasiones especiales requerirán una preparación avanzada y meticulosa. Aquí tienes algunas razones por las que es necesario conocer y seguir el protocolo vigente:

Para dar la bienvenida de manera apropiada a las personalidades


Como organizadores de eventos, muchas veces no somos nosotros los que debemos recibir a los invitados oficiales. Esta tarea suele ser responsabilidad de un CEO o de una autoridad. Por ejemplo, supongamos que planificamos un evento internacional para una empresa de tecnología y uno de sus invitados y oradores es el ministro de Comunicaciones e Información de Singapur. Obviamente, la persona más adecuada para saludar y dar la bienvenida al oficial es el CEO de la compañía de tecnología para quien estamos organizando el evento. Además, puede ser necesario también invitar a otros representantes oficiales locales que den la bienvenida al invitado especial.

En este caso, la responsabilidad del organizador es conocer las reglas del protocolo y ayudar al resto de los invitados, proveedores y personal para que cada uno sepa qué debe y no debe hacer en cada momento, desde el punto de vista protocolario.

Para verificar dónde deben sentarse las personalidades o invitados destacados


Uno de los aspectos más importantes relacionados con el protocolo es saber dónde ubicar a cada uno de los invitados oficiales. Si la personalidad que asiste al evento también es un orador o participa en una mesa redonda con varios invitados más, hay que indicar exactamente dónde debe sentarse. Por ejemplo, en la mesa de los oradores, el lugar de honor está a la derecha de la persona que preside el evento. Sin embargo, si el invitado oficial es solo un miembro de la audiencia, será necesario señalar con algo (generalmente un trozo de papel) la ubicación exacta en la primera fila donde esa persona podría sentarse.

Orden invitados protocolo
En todo tipo de evento es importante preocuparse de la colocación de los invitados

También es muy importante indicar mediante cartelería apropiada el nombre y cargo de cada uno de los oradores en caso de celebrarse una mesa redonda o conferencia durante el evento.

Para asegurar que los invitados conozcan el orden de presentación


De forma similar al orden de ubicación en la mesa de los oradores, es muy importante conocer el orden del turno de palabra y saber quién habla en primer, segundo, tercer lugar, etc. Por lo general, el anfitrión del evento abrirá la sesión y cederá la palabra al invitado oficial y luego a los demás invitados que se sientan en la misma mesa.

Esta práctica se utiliza porque muchas veces las autoridades pueden tener una agenda muy condensada que les impida quedarse durante todo el evento. Puede suceder que, después de hablar, se excusen y abandonen el acto. Sin embargo, existen en este sentido diferentes reglas que varían en función del rango de los invitados oficiales y de las características del evento. Con el fin de evitar equivocaciones, es necesario conocer a fondo las normas de protocolo para cada tipo de evento y las características de los invitados.

Para indicar a los invitados dónde colocarse en la foto de grupo 


Aunque parezca una nimiedad, se trata de un momento importante y no es responsabilidad del fotógrafo decidir dónde debe colocarse cada invitado en el photocall de un evento. Son los organizadores quienes deben saber y disponer dónde se han de situar los invitados, las personalidades y los anfitriones en las fotografías oficiales del evento.

Foto de grupo evento

El orden de los invitados en la foto de grupo, pese a parecer un acto simple, hay que tenerlo pensado para su correcta disposición

Para comunicarse efectivamente con los departamentos de protocolo


Las actividades y la agenda de las personalidades, famosos y directivos importantes se encuentran generalmente coordinadas por sus propios departamentos de protocolo. Por ello, si una personalidad asiste a nuestro evento, es probable que un asesor de protocolo se comunique con nosotros para analizar todos los detalles y características del acto.

Para comunicar de manera eficiente las normas del protocolo al resto del personal implicado en el evento, deberemos saber qué preguntas hacer y cómo resolver los posibles retos planteados de forma eficaz.

En resumen, podemos afirmar que cada movimiento que implica la presencia de figuras de autoridad en un evento debe ser correcto y ha de estar bien ejecutado en función de unas normas de protocolo. Hay que concentrarse en dominar las reglas del protocolo con el fin de evitar posibles errores y momentos embarazosos. Siguiendo el protocolo, mostraremos una actitud impecable hacia los invitados oficiales y nos aseguraremos de que el evento se desarrolle sin problemas y sea un éxito.

MacGuffin - Tendencias en eventos 2018

Topics: protocolo

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