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Claves en la gestión de eventos corporativos

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Los departamentos de gestión de eventos corporativos suelen estar compuestos por un grupo de personas con cualidades ligadas a una buena comunicación, habilidades de sociabilización y búsqueda de oportunidades de negocios y enfoque aperturista. Por lo general, se definen como grupo abierto que pueden estar o no especializado en algún área específica de la empresa.

 Claves en la elección de nuestros equipos dentro de la gestión de eventos corporativos

 

Sin embargo, definir qué persona va a liderar la estrategia en la gestión de eventos implica analizar y evaluar los puntos principales que definen los objetivos que se pretenden lograr:

 

  • Un volumen de ventas o contactos profesionales determinado.

  • Un enfoque más afín a las necesidades de los asistentes al evento.

  • Un mayor impacto en el posicionamiento del evento.

  • Un mayor impacto en la cobertura del evento.

El Marketing como estrategia operativa

 

Escoger una figura ligada al marketing y las ventas como la líder del grupo, dentro de la organización de un evento, supone dar prioridad a los resultados de la estrategia por encima de otros valores como la innovación o la utilidad del evento, entre otros. Esta área, en lo que se refiere a los eventos, es importante en cuanto al efecto positivo que se quiere proyectar sobre la imagen corporativa.

 

Además, se centra en la medición de todas aquellas variables que afectan a la interacción con el cliente y durante todas las fases que dura el evento y, fundamentalmente, del nivel de impacto y recuerdo con el que se va a quedar.

 

Los RRHH, los identificadores de necesidades

 

Los profesionales en Recursos Humanos son expertos a la hora de captar dónde están las oportunidades en todo lo relacionado con el talento y las personas. Por lo que, si el evento “bebe” de un componente menos comercial y más ligado a la cooperación profesional, estos agentes son claves a la hora de gestionar un evento corporativo.

 

Sus habilidades sociales les convierten en perfectos líderes a la hora de canalizar los esfuerzos y de gestionar las situaciones de crisis o problemáticas con los asistentes al evento o los clientes. Tiene un dominio y conocimiento de la situación muy ligado a la detección de debilidades y fortalezas de las personas, así que contar con ellos -como figuras claves- supone avanzar sobre la vertiente más humana de los eventos.

 

El Growth Hacker, clave en el posicionamiento del evento

 

Si por el contrario los objetivos están más dirigidos a obtener una notoriedad mediática, a través de la viralización del evento y aumentar los usuarios web en menor tiempo que sea posible, entonces, la figura que debe liderar la gestión del evento es la del Growth Hacker.

 

En el fondo, esta figura no es más que una extensión del área del marketing, pero aplicado a la economía digital. Uno de sus beneficios es la sensación de actualidad e innovación de la que se nutrirá al evento. Además, su pensamiento analítico -que vuelca a través sus rutinas de medición de las métricas web y redes- no opaca la creatividad que destila su forma de abarcar los problemas.

 

Otra de las ventajas es que la inversión en este tipo de estrategias no conlleva la gestión o creación de grandes presupuestos publicitarios sino de tiempo, lo que a su vez implica una planificación temporal mucho mayor que la de otros líderes de otras áreas.

 

Periodistas corporativos, difusión y alcance en medios

 

Finalmente, los periodistas son los que más acostumbrados a relacionarse con la figura de ‘clientes’, después de los publicistas. Sólo que en su caso los clientes son medios de comunicación que, a veces, pueden llegar a ser igual o más exigentes.

 

Contar con un periodista corporativo como eje central de la estrategia, permitirá al evento contar con un planteamiento conciso, claro y fácil de percibir que facilite su comunicación y transmisión a otros agentes o clientes.

 

Los equipos diversos amplifican la cobertura en la gestión de eventos

 

Decidir entre una de estas cuatro figuras es difícil, pero todo se define hacia qué objetivo pesa más dentro del evento. Si se nutre de una vertiente dedicada a las ventas, si busca un impacto emocional, persigue un impacto social o si necesita que transmita de forma clara un mensaje complejo.

 

No obstante, la generación de equipos diversos con componentes de distintas áreas que colaboren, quizás, de forma puntual supone una ventaja a la hora de limitar los riesgos de un exceso de comunicación o de comercialización.

 

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