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Blog de Eventos & Comunicación

La gestión de equipos en la organización de eventos

Posted by Luis Rodríguez on Oct 25, 2017 4:35:16 PM

El éxito de la mayoría de los eventos, grandes o pequeños, depende en gran medida de la adecuada gestión de las personas encargadas de su planificación y organización. El responsable o responsables de este equipo debe ser capaz de dirigir al personal, proveedores, asistentes y voluntarios.


Cualquier empresa especializada en la organización de eventos sabe lo importante que es contar con un equipo competente durante el proceso de planificación. Teniendo esto en cuenta, es clave seleccionar a las personas adecuadas desde el principio. A continuación, mostramos una serie de consejos que conviene tener en cuenta a la hora de administrar y liderar un equipo en la organización de un evento.


La gestión de equipos en la organización de eventos

Antes de planificar el evento, es bueno responder a las siguientes preguntas y tener claros estos conceptos:


¿Cuál es nuestro estilo de liderazgo? ¿Cómo trabajamos mejor con la gente y cómo puede nuestro equipo colaborar más eficazmente? ¿Mediante llamadas semanales de Skype o reuniones en persona? ¿Nuestro equipo es más dinámico en un ambiente informal o en un escenario más formal y organizado?

· Involucrar al equipo con la marca


El responsable de la organización del evento no puede ser la única persona entusiasmada con la marca. Es necesario implicar al resto del personal y transmitirles el contexto necesario sobre las características, filosofía y objetivo de la marca o empresa para la que vamos a planificar el evento.

· Desarrollar una lista de tareas y un cronograma del evento

 

Hay que crear una lista de tareas y una línea de tiempo al comienzo del proceso de planificación, con fechas límite definitivas. También es conveniente animar al personal ejecutivo a que cree sus propios objetivos, responsabilidades e hitos para su área específica de planificación.

· Establecer expectativas claras


Los miembros de equipos exitosos siempre saben cuáles son sus metas y objetivos. Esto significa que entienden cómo se medirán y evaluarán dichos objetivos individualmente y en equipo. Al conocer cuál es su rol y posición dentro del grupo, estarán más capacitados para hacer lo que se espera de ellos. Cuando las cosas cambian dentro de su equipo o con relación al evento, es responsabilidad del líder guiar y comunicar esos cambios y asegurarse de que el equipo trabaja unido para cumplir con los objetivos del proyecto.


La gestión de equipos en la organización de eventos

· Comunicar la visión y el propósito del equipo


La visión y el propósito del equipo son la esencia de por qué se formó ese equipo en primer lugar. Cada uno de los miembros debe saber cuál es la visión y el objetivo del evento. Y es necesario evaluar continuamente el progreso del proceso de planificación del evento ya que, al hacerlo, se asegura que todos trabajan para cumplir con el mismo propósito.

· Definir los roles del equipo


Cada persona, desde los voluntarios y colaboradores externos hasta el personal de alto nivel involucrado en el evento, debe tener un rol (o roles). Para ello, es clave disponer de un plan de personal detallado para cada evento que defina quién debería estar dónde y cuándo, y garantice que las expectativas estén claramente establecidas para ese rol.


Idealmente, todos los implicados deben saber con certeza antes del evento qué se espera de ellos. En el caso de eventos de grandes proporciones, conviene asignar líderes de equipos a las diferentes partes del evento. Por ejemplo, si se necesitan cuatro personas para realizar el registro de los asistentes, una de ellas se asigna como la líder de registro y se le dota de mayor autoridad para resolver problemas.


Todos los que trabajen en el evento deben tener clara la denominada cadena de mando: conocer las respuestas a las preguntas frecuentes y saber exactamente a quién preguntar o notificar si hay un problema.

· Empoderar a los miembros del equipo


Hay que asegurarse de que los miembros del equipo tengan la autoridad que necesitan para tomar decisiones durante el proceso de planificación y organización del evento. Es recomendable desarrollar un vínculo de confianza entre el líder y el personal para que se sientan capaces de tomar decisiones cuando sea necesario. Esto permitirá que los miembros del equipo tomen la iniciativa y sean más creativos durante el proceso de planificación del evento.


La gestión de equipos en la organización de eventos

· Desarrollar relaciones personales


Como líder del equipo del evento, conocer personalmente a los diferentes miembros asegurará que puedan trabajar bien de manera individual y conjunta. Estas relaciones personales también ayudan a entender exactamente cuáles son las fortalezas y debilidades de cada miembro, lo que permite extraer el máximo provecho del equipo y organizar sin problemas un evento exitoso.

· Programar reuniones regulares


Es necesario reunirse con el equipo de forma regular para intercambiar actualizaciones y hablar sobre los pasos siguientes: a mayor proximidad del evento, mayor frecuencia de las reuniones. Entre reunión y reunión, es bueno ir hablando con el personal de forma individual para asegurarse de que se están realizando las tareas. La comunicación debe ser fluida y continuada.

· Usar herramientas de administración y uso compartido de proyectos en línea


Existe una gran variedad de software gratuito de gestión de proyectos como Basecamp, Open Atrium, Dropbox, Google Groups, Google Docs y PBworks, que pueden ser útiles para compartir documentos y administrar contenidos entre todo el equipo.

Las nuevas tecnologías también son de gran ayuda a la hora de comunicarse entre sí. Hay que asegurarse de que todo el mundo está interconectado a través del correo electrónico, el móvil, etc., y probar el plan de comunicación interna con anterioridad a la celebración del evento.

· Mantener el optimismo


El nivel de trabajo y compromiso necesarios para organizar un evento a veces puede parecer desalentador. Ayudar a todos, incluyendo a uno mismo, a tomarse las cosas con optimismo y con una actitud positiva puede facilitar el proceso general y el resultado.


La gestión de equipos en la organización de eventos

· Resolver los conflictos


Es posible que los miembros del equipo que organiza el evento no estén siempre de acuerdo o discutan. La responsabilidad del líder del equipo es actuar como mediador y resolver los conflictos que puedan surgir. Si otros miembros del personal ejecutivo tienen experiencia con la mediación, es bueno incluirlos también en el caso de que haya algún problema. Pero, sobre todo, es necesario estar dispuesto a tomar decisiones ejecutivas para que todos puedan avanzar y centrarse en la verdadera tarea que se tiene entre manos: la organización del evento.

· Ser flexible


Como en cualquier evento, es probable que haya conflictos de programación de último minuto, problemas técnicos o con proveedores, y otros obstáculos inesperados. Siempre que sea posible, es necesario prever estos problemas y contar con un plan B para solucionarlos con flexibilidad y agilidad.

También es recomendable agregar algo de flexibilidad al personal, asignando más de un rol a algunos empleados que pueden mantener una perspectiva de varias partes del evento para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Dependiendo de los cambios que ocurran dentro de la organización y del equipo, puede ser beneficioso agregar o reasignar a algunos de los miembros del personal encargado de organizar el evento, en función de sus talentos y habilidades. Es la manera no solo de aprovechar al máximo al equipo, sino también de reinventar continuamente el modo de planificar los eventos.

· Cuidar del equipo


El día D, y dependiendo de la duración del evento, será necesario pautar descansos para el personal. Las comidas son importantes también, pues el equipo tiene que reponer fuerzas. Si es posible, es bueno organizar una sala de descanso o la oficina del personal, donde los empleados puedan encontrar y comer bocadillos, agua embotellada, cafés y descansar unos minutos.

Tanto si estás pensando en organizar un evento modesto como uno de gran envergadura, estos consejos te ayudarán a gestionar con éxito el equipo encargado de la organización y contribuir a su éxito.



Guía esencial del design thinking

Topics: gestión de equipos

    

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