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Blog de Eventos & Comunicación

Los procesos de selección de agencias de eventos (I)

Posted by Luis Rodríguez on Sep 5, 2017 4:30:41 PM

La comunicación a través de la organización de eventos ha experimentado un extraordinario desarrollo y, hoy en día, se percibe como una herramienta estratégica de comunicación y marketing. Tanto los profesionales de las agencias de eventos como las marcas o compañías clientes deben regirse por unos principios de calidad, rigor e integridad.

Los procesos de selección de agencias de eventos


A la hora de organizar un evento de marca, la selección de una agencia de eventos adecuada es el factor clave para conseguir el éxito y la eficacia del mismo. Algo que de entrada podría parecer una labor fácil y rápida, no lo es tanto y, como decimos, el éxito o fracaso de nuestro evento puede venir condicionado por no haber sabido elegir a la agencia apropiada.


El briefing inicial

En primer lugar, la empresa o marca debe realizar un briefing interno que luego transmitirá a la agencia en el que se especifiquen principalmente los objetivos del evento, targets o públicos a los que se quiera invitar, fecha aproximada, etc.

Muchas compañías realizan lo que se denomina un proceso de selección de agencias de eventos, es decir, invitan a varias agencias a participar en una especie de concurso para ver quién será la elegida para organizar el evento. En esta primera fase, es necesario realizar una buena prospección en el sector de agencias pues no todas se adaptarán o estarán especializadas en el tipo de evento que la empresa tiene en mente. Se desaconseja invitar a más de 4 o 5 agencias a un mismo proceso de selección y que las que estén sean las que deben estar: por especialización, experiencia en el sector, innovación, etc.

La compañía o marca debe plantearse qué busca en una agencia de eventos: en algunos casos será creatividad y, en otros, capacidad de convocatoria de un público determinado, por ejemplo. De este modo, la empresa debe empezar segmentando el mercado de agencias y dirigiéndose en un principio en aquellas afines con los objetivos y necesidades del evento.


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El concurso de agencias


El siguiente paso en el proceso de selección de agencias de eventos consistirá en agendar un encuentro o reunión entre la marca y la agencia y entregarle y explicarle el briefing que habrán elaborado a nivel interno con anterioridad.

No es recomendable retener información o intentar jugar pensando que de esta manera se tendrá mayor influencia en las negociaciones posteriores. La transparencia bidireccional y recíproca es básica en este tipo de relación entre la agencia y el cliente. Cuántos más detalles conozca la agencia por adelantado sobre lo que la empresa quiere conseguir con ese evento, más a medida, concreta y afinada será la propuesta. Estos detalles deben ir más allá de las tarifas básicas, las fechas y las necesidades de espacio y deben incluir aspectos como referencias a otros eventos anteriores o la tipología de los asistentes a los que se desea invitar.


Además, es importante que este primer encuentro entre la agencia y su potencial cliente se realice en persona. Establecer una conexión más directa en esta primera fase redundará de forma positiva en el proceso de planificación del evento si finalmente se consigue ser la agencia seleccionada.

En los procesos de selección de agencias, éstas han de defender su derecho a la transparencia en los concursos en cuanto a la convocatoria y adjudicación de los mismos, así como al respeto de la propiedad intelectual de las ideas presentadas. En este sentido, las empresas clientes han de respetar las ideas y proyectos que les vengan propuestos por las agencias, de modo que no las ejecutarán sin contar con ellos.


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Elaboración de la propuesta


Las agencias convocadas al concurso van a tener que invertir recursos humanos, materiales y de tiempo en crear una propuesta detallada, única, creativa y realizada a la medida de lo que el cliente necesita y desea. Por este motivo, estos concursos deben ser remunerados y las agencias deben acordar unos honorarios por la elaboración de la propuesta, independientemente de si finalmente salen elegidas o no.

Las ventajas de pagar por estas propuestas iniciales son importantes también para la marca o cliente: van a obtener una propuesta con ideas concretas y definidas y no un corta pega de conceptos abstractos y repetidos de cualquier manual de marketing. También es la forma de que el sector de las agencias de eventos crezca.

Por ello, es importante pactar unas condiciones financieras previas al propio concurso para que queden claros los métodos de pago en caso de salir elegidos. Por otra parte, cada vez se extiende más la práctica entre las agencias que se presentan a este tipo de concursos de registrar sus propuestas con la finalidad de evitar posibles plagios y sorpresas posteriores.

Es necesario que las marcas y empresas valoren el talento y el tiempo de las agencias de eventos y que no crean que sólo deben pagarles por la planificación y ejecución de los mismos.

En el próximo post continuaremos con los siguientes pasos del proceso de selección de agencias de eventos:

  • La presentación de la propuesta
  • La valoración y selección de la agencia
  • La planificación del evento

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Topics: eventos

    

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