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Blog de Eventos & Comunicación

Los procesos de selección de agencias de eventos II

Posted by Luis Rodríguez on Sep 7, 2017 4:34:18 PM

Como comentamos en el post anteriorla selección de una agencia de eventos no es un proceso sencillo que deba tomarse a la ligera. Las marcas y compañías invierten importantes cantidades de dinero en la realización de los eventos y la agencias también destinan tiempo, recursos e ideas, lo que compromete incluso su reputación y su prestigio.


Los procesos de selección de agencias de eventos II

Por ello, cuando se lleva a cabo un proceso de selección, es necesario en primer lugar identificar a las agencias que pueden satisfacer las necesidades de la marca o cliente. También hay que tener en cuenta el ámbito de actuación: si la agencia está especializada en un sector o tipo de eventos determinados y el número y la dimensión de las cuentas o empresas con las que ha trabajado con anterioridad, es decir, su porfolio de clientes.

Una vez identificadas las agencias que van a formar parte del proceso de selección, la empresa debe preparar un briefing que incluya detallados todos los aspectos referentes al evento que se va a realizar, tales como objetivos, presupuesto, experiencias pasadas, personal interno implicado en el evento, calendario, plazo de ejecución, etc.

La presentación


Cuando la agencia de eventos hace la presentación, hay que asegurarse de que se centra en los objetivos contemplados en el briefing y en la información proporcionada.

Es necesario establecer un interlocutor entre la empresa contratante y la agencia. Hay que asegurarse de que el interlocutor de la agencia tendrá la empatía suficiente y hará todo lo que esté en su mano para mantener una buena relación y una comunicación fluida, así como para saber interpretar las necesidades del cliente y trasladarlas de forma correcta al equipo de producción, en caso de que sea la agencia elegida.


Los procesos de selección de agencias de eventos II

La valoración


A la hora de decidir, es importante tener en cuenta qué papel representará la marca en la agencia de comunicación, pues no es lo mismo ser una pequeña cuenta en una gran agencia que una gran cuenta en una agencia de menor tamaño.


También es recomendable considerar otras variables como:


La experiencia
Es bueno elegir agencias con experiencia en el sector de la marca, pero con la suficiente flexibilidad y capacidad de adaptación como para saber interpretar y plasmar lo que el cliente quiere y necesita.

Seleccionar profesionales con bagaje y experiencia, que dispongan de un buen know-how, que tengan el programa controlado en todo momento, que sepan gestionar la presión de toda la preparación previa y que estén preparados para reaccionar ante cualquier imprevisto.

Los procesos de selección de agencias de eventos II


La capacidad de reacción: 
para abordar de forma eficiente los posibles contratiempos en un evento resulta un factor clave. Cualquier inconveniente sencillo puede convertirse en un grave problema sin una respuesta ágil y oportuna. Siempre hay que tener un plan B, C o D al organizar un evento. Siempre suceden imprevistos y es necesario saber anticiparse, preverlos y reaccionar de forma rápida y creativa.

Eventos con personalidadA la hora de organizar un acto, es importante que la agencia de eventos esté al día de cualquier novedad relevante en el sector, como nuevos espacios, ideas, innovaciones tecnológicas, uso de redes sociales, marketing experiencial, etc. La propuesta debe encajar bien en el programa y ambos deben alinearse con los objetivos, filosofía e imagen de la empresa. Cualquier solución, por muy de moda que esté, si no se ha planificado para dar una respuesta personalizada y centrada en la marca, servirá de poco. Así, la propuesta de la agencia debe emocionar y enamorar. Es la mejor manera de transmitir al cliente que contará con un equipo de profesionales con una gran capacidad creativa en la organización de eventos.

Cuando intervienen las emociones, el impacto de la experiencia perdura en el recuerdo. Es la forma de conseguir que ese evento de empresa trascienda en el tiempo. Una emoción positiva que se asocia a una marca y a una experiencia única deja una huella que perdura en la memoria de los participantes y asistentes al evento.

Los procesos de selección de agencias de eventos II

Rentabilidad: Los eventos deben ser, ante todo, rentables. El objetivo es generar una política win-win, es decir, donde todos salgan ganando. Ni es bueno que la empresa intente regatear los honorarios o costes de la agencia ni tampoco que esta cobre por servicios inexistentes o los facture con sobreprecio. Si hay transparencia y un comportamiento ético entre ambas partes, todo fluirá y repercutirá de forma positiva en el éxito del evento.

Hay que tener en cuenta que, a veces, lo barato sale caro. Las horas de dedicación y los recursos invertidos en la planificación, ejecución y supervisión de un evento se perciben en el resultado final de forma clara y contundente. Cada euro que se invierte está justificado, lo que permite a las agencias desarrollar eventos coherentes y ayudar al cliente a conseguir el retorno de la inversión (ROI).

La decisión


En la última fase del proceso de selección de la agencia de eventos, la toma de la decisión debe ser ágil, y es recomendable no demorarla más de una semana tras la realización de la presentación. Demasiados agentes externos y la dispersión en las ideas pueden llevar a confusión y a elegir finalmente de acuerdo con unos criterios que quizá no hayan sido los estrictamente profesionales.

 

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Topics: eventos